Gare telematiche: domande frequenti
Cos’è e a cosa serve la piattaforma Gare Telematiche?
La piattaforma Gare Telematiche consente di gestire, interamente o parzialmente, una procedura di gara a partire dalla sua creazione: dalla pubblicazione del bando, dall’iscrizione e invio telematico dei documenti richiesti da parte dei partecipanti, fino alla seduta di gara e all’aggiudicazione.
Utilizzando Gare Telematiche contestualmente ad Albo fornitori e professionisti, sarà possibile invitare alle procedure di affidamento i propri operatori economici qualificati.
È obbligatorio svolgere le procedure di gara con mezzi telematici?
In applicazione degli artt. 21 e 25 del D.Lgs. 36/2023, è obbligatorio utilizzare mezzi di comunicazione elettronici nello svolgimento delle procedure di aggiudicazione e in tutto il ciclo vita dei contratti pubblici (programmazione-progettazione-affidamento-esecuzione). L'obbligo è stato introdotto dal 18 ottobre 2018 - dall’art. 40 del D.Lgs. 50/2016.
Se decidiamo di adottare la piattaforma Gare Telematiche, non potremo più effettuare gare tradizionali?
Il software Gare Telematiche è estremamente flessibile. Può essere infatti utilizzato sia per gestire l’intera procedura di gara (creazione bando, pubblicazione, invio telematico, seduta di gara, aggiudicazione), sia per gestirne solo una parte (creazione bando e pubblicazione, gestione della sola seduta di gara, ecc.). Inoltre, è possibile inserire in seduta di gara anche i documenti di partecipazione cartacei. Il Codice dei Contratti Pubblici indica tuttavia, all’art. 40, l'obbligatorietà delle procedure telematiche per tutte le PA, in conformità all’art. 22 della Direttiva UE 2014/24.
Il fornitore può porre domande in via telematica alla stazione appaltante in merito al bando?
Sì, nella pagina relativa alla gara è disponibile un’apposita sezione, in cui inserire quesiti in forma testuale; il partecipante riceverà la risposta tramite la sua area riservata. Se il quesito è di interesse o di carattere generale, verrà reso disponibile anche per gli altri partecipanti sotto forma di FAQ (domande frequenti), pubblicate in automatico nella pagina del bando di gara.
Le graduatorie saranno visibili online?
Sì, una volta stilata la graduatoria, verrà data comunicazione sulla voce “aggiudicazioni” della ditta aggiudicataria e del criterio di aggiudicazione. Contestualmente la graduatoria verrà altresì pubblicata nel portale ufficiale dell'ente.
Si può presentare ricorso telematico?
Il ricorso dovrà avvenire secondo i canoni tradizionali, o con l'invio di una PEC con valore di raccomandata.
Come viene gestito il soccorso istruttorio sulla piattaforma?
È possibile gestire la procedura di soccorso istruttorio in maniera completamente informatizzata, avviando la procedura dalla piattaforma, specificando i documenti richiesti e ricevendo una notifica in caso di risposta dell’OE. In seguito alla conclusione della procedura, la Stazione Appaltante potrà ammettere o escludere il partecipante.
La documentazione richiesta in fase di soccorso istruttorio verrà associata in automatico alla procedura di gara e salvata nell’archivio documentale, da cui sarà sempre accessibile.
È possibile gestire una procedura con inversione procedimentale?
Il software è perfettamente allineato con la normativa di settore, per cui è presente anche la funzione per consentire l’inversione procedimentale delle procedure ordinarie.
È possibile gestire la commissione giudicatrice da remoto?
Certo, la piattaforma consente ai commissari della gara di entrare in una sezione dedicata, aprire il fascicolo dell’offerta tecnica dei singoli partecipanti e caricare all’interno del sistema il coefficiente di gradimento per ogni singolo criterio o sub-criterio. Sarà poi il sistema a effettuare i calcoli del metodo aggregativo compensatore ed assegnare a ciascun concorrente il punteggio finale dell’offerta tecnica, suddiviso per singoli criteri e sub-criteri, con possibilità di effettuare diverse tipologie di riparametrazione.
Inoltre è presente una chat interna che consente ai commissari di scambiarsi messaggi e di comunicare direttamente con il RUP della procedura.
Come si gestiscono la seduta di gara e la commissione da remoto?
La seduta di gara da remoto riproduce digitalmente l’iter “tradizionale” con l’apertura delle buste, come regolamentato dal Codice dei Contratti Pubblici. La gestione telematica della gara aggiunge tuttavia numerosi vantaggi, tra cui:
- rapidità di verifica della documentazione richiesta dal bando per ciascun partecipante, tramite checklist
- gestione efficiente della commissione di gara, con inserimento dei nominativi e attribuzione delle buste
- calcolo automatico dei punteggi ed eventuale riparametrazione
- severi standard di sicurezza informatica a garanzia di integrità delle offerte
È inoltre possibile rendere pubblica la seduta di gara telematica, invitando gli operatori economici che volessero presenziare a seguire le varie fasi dal proprio cruscotto sulla piattaforma, con possibilità di comunicare in tempo reale con i commissari, inviare documenti o pubblicare verbali.
Si può derogare alla seduta pubblica per l’apertura delle offerte nelle gare telematiche?
La più recente giurisprudenza amministrativa, tra cui la sentenza del Consiglio di Stato, sez. V, 01.03.2021 n. 1700, ha più volte ribadito che in caso di gara telematica non è obbligatoria la seduta pubblica per l’apertura delle offerte, dal momento che le piattaforme di e-procurement garantiscono la tracciabilità di ogni fase di gara e l’inviolabilità delle offerte elettroniche.
La piattaforma gestisce il catalogo elettronico?
Sì: i fornitori accreditati potranno caricare il proprio catalogo di beni e servizi in forma elettronica sulla piattaforma, in linea con l’art. 34 del D.Lgs. 36/2023, categorizzandoli secondo i requisiti stabiliti dalla Stazione Appaltante.
Viceversa, le Stazioni Appaltanti potranno effettuare ordini diretti o richieste di offerta in maniera rapida e intuitiva, come su un sito di e-commerce.
Il software Gare Telematiche permette di gestire procedure sotto soglia?
Certo, è possibile indire gare di qualunque importo, comprese le procedure sotto le soglie comunitarie, con garanzia di sicurezza e completa conformità al Codice dei Contratti Pubblici.
È possibile impostare diversi criteri di aggiudicazione?
Certo, la piattaforma consente di selezionare il criterio di aggiudicazione tra tutti quelli previsti dal Codice dei Contratti (massimo ribasso, offerta economicamente più vantaggiosa, ecc.) e di calcolare automaticamente la graduatoria in base al criterio scelto.
Come viene calcolata la soglia di anomalia?
Il software Gare Telematiche include meccanismi automatici per il calcolo della soglia di anomalia delle procedure di gara con criterio di aggiudicazione al minor prezzo o all’offerta economicamente più vantaggiosa, secondo i metodi e le formule di cui all'Allegato II, 2 del D.Lgs. 36/2023. Sulla piattaforma, l’operatore potrà individuare con immediatezza le offerte anomale, evidenziate graficamente sulla schermata.
Nel caso debbano essere impiegate specifiche formule di calcolo, si potrà modificare manualmente la soglia automatica prevista dal sistema.
Come viene tutelata la segretezza delle offerte durante la seduta di gara telematica?
Per garantire l’assoluta segretezza delle offerte presentate in forma elettronica, il software Gare Telematiche sfrutta la procedura denominata “Inviolabilità dell'offerta telematica ©”, depositata dalla DigitalPA e tutelata da copyright in Italia e negli Stati Uniti. Tale procedura impiega misure di sicurezza quali la firma digitale, la marcatura temporale e il calcolo dell’impronta digitale del file, che rendono le offerte inaccessibili fino all’avvio della seduta di gara.
Come si acquisiscono CIG e SmartCIG sulla piattaforma?
Grazie all’interfacciamento diretto con il sistema SIMOG di ANAC, è possibile richiedere sia il Codice Identificativo Gara (CIG) che il CIG semplificato (SmartCIG) sulla piattaforma, o importarli e salvarli in automatico nel Fascicolo Elettronico Unico della gara. Una volta salvato il CIG o lo SmartCIG, potrà inoltre essere utilizzato per velocizzare le ricerche, in quanto si potranno rintracciare con rapidità procedure, documenti o comunicazioni archiviate nell’applicativo, applicando il CIG come filtro.
Come avviene l’aggiudicazione definitiva e la stipula del contratto?
Dopo la pubblicazione della graduatoria, la Stazione Appaltante potrà gestire in maniera rapida e intuitiva le aggiudicazioni e la relativa documentazione per ciascun operatore economico, in maniera automatizzata o manuale.
A seguito di un’aggiudicazione, il modulo Gestione Esecuzione Contratto permette di gestire globalmente tutte le fasi successive, sfruttando il flusso informativo del modulo Gare Telematiche, tra cui la stipula con il contraente, anche da remoto, la rendicontazione delle performance contrattuali del fornitore, le integrazioni documentali, fino all’archiviazione digitale del contratto.
Nella piattaforma sono inclusi avvisi e notifiche al RUP?
Sì, la piattaforma include un sistema di notifiche, altamente configurabile, che il RUP potrà visualizzare ogni volta che effettua l’accesso, o ricevere anche tramite e-mail o PEC. Tali notifiche possono ad esempio avvisare il Responsabile circa lo stato di svolgimento della procedura di gara, oppure segnalare tempestivamente l’avvicinarsi della scadenza delle certificazioni e dei documenti degli operatori economici.
È possibile gestire gli oneri di pubblicazione e trasparenza?
Il software è nativamente integrato con TrasparenzaPA, il portale per gestire con la massima efficienza gli obblighi normativi in termini di trasparenza amministrativa, anticorruzione e diffusione delle informazioni, nel completo rispetto del quadro normativo vigente (D.Lgs. 33/2013, D.Lgs. 97/2016, L. 190/2012 e le Linee Guida AgID per l'Accessibilità). L’integrazione tra gli applicativi permette di inserire una sola volta i dati oggetto di pubblicazione. In attesa delle regole di interoperabilità con la BDNCP.
La piattaforma mette a disposizione dei modelli di verbali?
Certo: nella sezione Area Verbali, si avranno a disposizione dei facsimili di verbale – personalizzabili dalla Stazione Appaltante – già precompilati con le informazioni relative alla seduta di gara. Per ogni gara è possibile generare uno o più verbali, archiviarli nell’apposita sezione ed esportare i documenti nei formati .docx o .pdf. Tutti i modelli di documento salvati saranno sempre accessibili all’interno del Fascicolo Elettronico Unico, che assicura facilità di consultazione e rapidità di ricerca.
La piattaforma mette a disposizione dei modelli di documenti?
Sì, sulla piattaforma la Stazione Appaltante potrà generare e archiviare un numero illimitato di modelli di documento, personalizzabili secondo le proprie esigenze. I documenti, associati alla singola procedura, verranno compilati in automatico dal sistema con i dati di gara (data di pubblicazione, CIG e così via).
Sulla piattaforma sono presenti modelli di gara da riutilizzare?
Sì, è possibile creare dei template di gara e riutilizzarli, o anche duplicare la predisposizione della documentazione amministrativa, velocizzando così l’avvio di una nuova procedura.
Quali sono i requisiti per partecipare ad una gara telematica?
Per partecipare ad una gara telematica è obbligatorio possedere una firma digitale, una PEC (posta elettronica certificata) e acquisire, se richiesto dall'Ente, marche temporali.
In caso di trattativa diretta o cottimo fiduciario, gli iscritti all'albo informatizzato della Stazione Appaltante potranno essere selezionati e ricevere l'invito a partecipare; per i bandi aperti è necessaria solo una parziale iscrizione, al fine di ottenere le credenziali di accesso e poter partecipare al bando telematico, visibile nell'elenco bandi attivi, tramite la propria area riservata.
Il partecipante alla gara come può assicurarsi che la documentazione amministrativa e l'offerta tecnica/economica sia stata correttamente ricevuta?
All'atto dell'invio dell'offerta tecnica ed economica, riceverà una mail PEC con l'elenco dei file caricati (nome - dimensione - data) ed un codice identificativo univoco (codice Hash generato con algoritmo sha-256). Tale procedura conferisce la certezza assoluta dell'identità del file immesso nel sistema, anche da un punto di vista giuridico nel caso di ricorsi.
Che differenza c'è tra una gara tradizionale ed una gara telematica?
La procedura telematica ripercorre fedelmente le fasi di quella tradizionale, con la differenza che tutte le comunicazioni e l'invio dei documenti avvengono per via digitale. Ogni pratica digitale ha un suo numero identificativo che consente di individuarla immediatamente all'interno della piattaforma.
Quali sono le soglie di rilevanza comunitaria?
Per soglie di rilevanza comunitaria si intendono gli importi delle gare di lavori, servizi o forniture che, nel caso vengano superati, diventano rilevanti per tutti i Paesi membri della Comunità europea, e pertanto devono essere rese note con specifiche procedure di diffusione e comunicazione da parte della Stazione Appaltante.
Il nuovo Codice degli Appalti disciplina le soglie nell'articolo 14 che fissa la soglia comunitaria a 5.382.000 euro per gli appalti di lavori, a 140.000 euro per appalti di servizi e forniture di amministrazioni centrali, e 215.000 euro per gli appalti di servizi e forniture di amministrazioni sub-centrali, per gli appalti nei settori ordinari. Per i settori speciali, il regolamento UE 2021/1953 ha invece alzato le soglie a 5.382.000 euro per gli appalti di lavori e a 431.000 euro per appalti di servizi e forniture.
Con la piattaforma Gare Telematiche, è possibile gestire appalti sia sopra che sotto le soglie comunitarie, con qualunque tipologia di procedura o criterio di aggiudicazione.
Che cosa sono gli accordi quadro?
L’accordo quadro è una procedura di scelta del contraente prevista dagli articoli 154 e ss del nuovo Codice che consente alla Stazione appaltante di riaprire il confronto competitivo tra i partecipanti per affidare una parte dell'accordo per mezzo di un appalto specifico.
Il software Gare Telematiche non solo permette di gestire questa tipologia di procedura in maniera completamente digitale, ma applica una serie di automatismi ed alert che semplificano il monitoraggio del budget e degli accordi.
Quali sono gli importi sotto soglia?
Il Codice dei Contratti Pubblici, all’art. 50, disciplina la gestione dei contratti di importo inferiore alle soglie di cui all’art. 14, ovvero le soglie “di rilevanza comunitaria” (si veda la FAQ dedicata).
I contratti pubblici sotto soglia possono essere gestiti con modalità di affidamento semplificate.